L’organisation d'un événement en 5 étapes

Qui dit fin de saison dit organisation de tournois et d’évènements. À l’échelle locale ou nationale, il est nécessaire d’acquérir une méthodologie des étapes à suivre. Novices ou déjà rodés, tour d’horizon des étapes incontournables pour réussir à coup sûr une manifestation.

1. UN BON RÉTRO PLAN FACILITERA LES DÉMARCHES

L’organisation d’un événement demande beaucoup de préparation en amont. Les demandes administratives ou autres autorisations mettent parfois du temps à être accordées. Il est donc nécessaire de se pencher sur le sujet deux mois à l’avance minimum.

Le rétro planning résumera les démarches à suivre en temps voulu et servira de fil conducteur commun à tous les acteurs de l’événement. Etabli de préférence en groupe, il permet d’avoir une vision globale pour que chacun appréhende ses tâches.

Demande de mise à disposition des sites en mairie, établissement d’un cahier des charges, autorisation de diffusion sonore, autorisation de vente de boissons, déclaration à la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique), démarche auprès des organismes de secours (la Croix Rouge, les Pompiers) sont autant de formalités qui se doivent d’être réfléchies à l’avance pour avoir la garantie d’être « en règle » le jour J.

2. ASSURER L’ORGANISATION PENDANT L’ÉVÉNEMENT

Le jour de l’événement, il faudra disposer de personnes qui veilleront au bon déroulement de la manifestation. En amont, pendant et après l’événement, le comité d’organisation devra satisfaire de nombreux « clients » aux attentes multiples : sportifs, spectateur, fournisseurs, partenaires, etc.

Une importance particulière devra être apportée aussi aux animations qui gravitent autour de l’événement : fête de nuit, actions de sensibilisation, ateliers culturels durant des évènements sportifs, etc.  Des réunions régulières avant l’événement permettent de coordonner les actions de tous ces acteurs pour éviter au maximum les imprévus. Il est nécessaire d’avoir une organisation construite où tous les acteurs ont des missions bien distinctes.

3. BESOIN D’ARGENT !

Peu importe l’ampleur de l’événement, il faudra des ressources financières qui pourront prendre la forme de mécénat, de partenariat, de sponsoring. Toute manifestation faisant appel à des partenaires publics ou privées nécessite l’élaboration d’un budget. Il en est de même pour une organisation en interne, les dirigeants demandent d’établir un budget ou donnent une somme d’argent qu’il faudra gérer. Un budget doit toujours apparaître équilibré, c’est-à-dire que le total des dépenses doit être équivalent au total de recettes.

Pour présenter ce budget lors de la recherche de partenaires, il faut mettre en valeur le fait que l’association apporte 50 à 60% des sommes nécessaires à l’opération. Une ligne doit être créée pour tout : du matériel tel que les ballons à la location d’une sono. Toutes les rubriques doivent apparaître même celles qui prennent en compte les imprévus !

QUELQUES EXEMPLES DE SPONSORS LOCAUX ...

Lors de la recherche de sponsors, il est possible de faire appel à : une brasserie, un restaurant, une industrie locale, une compagnie d’assurances, une banque, une marque d’articles de sport, etc. Une fois la liste réalisée, une lettre d’information doit être rédigée et envoyée aux personnes concernées, à chaque sponsor potentiel.

4. LE « FAIRE SAVOIR »

La communication, tout le monde l’utilise au quotidien mais c’est un outil particulier et complexe qu’il faut arriver à maitriser pour assurer la pérennité de la vie du club.

Lors de l’organisation d’un événement, une approche stratégique doit déterminer l’objectif de l’événement, ses cibles, le message à véhiculer et doit aussi intégrer la manifestation dans la stratégie globale de communication de la marque.

Ce qui fait la valeur d’un événement c’est sa communication. Les supports de communication peuvent être multiples (affiche, programme, web presse, etc.) et doivent être adaptés à l’importance de l’événement et à la désormais posséder son site internet et aussi être présent sur les réseaux sociaux.  Ces actions permettront de toucher le plus grand nombre de participants surtout si la cible est les 13-25 ans.

5. ET APRÈS ?

La manifestation est terminée pourtant le travail n’est pas fini. Il reste à établir un bilan chiffré de l’événement. Ce travail est important pour juger de la qualité de la prestation. Il permet de connaître le nombre de participants, d’équipes, bénévoles, etc.

C’est un moyen de se rendre compte de tout ce qui a été géré. Il est aussi intéressant de voir d’où viennent les participants, de connaître leur âge pour établir des statistiques et mieux répondre aux besoins s’il fallait réitérer la manifestation. Ces documents doivent être gardés en interne ou être joints aux lettres de remerciements qui seront adressées aux partenaires.

Par cette démarche, les organisateurs travaillent déjà à la promotion d’un prochain événement. Si des photos ont été réalisées, ne pas hésiter à la distribuer, cela fera une bonne publicité pour l’association.

Enfin, toutes les parutions dans lesquelles une association apparaît doivent être précieusement classées et gardées pour constituer un press-book qui sera utile dans la recherche de partenaires futurs.