Rentrée des associations : c’est le moment idéal pour attirer de nouveaux licenciés !

Septembre est un mois très important pour les associations. C’est la période de rentrée, un moment où les enfants se cherchent et où les parents espèrent trouver l’activité de rêve pour leurs enfants : une activité à laquelle ils seront contents d’aller tous les jours et ce, jusqu’au mois de juin suivant. Les adultes en profitent aussi généralement pour se motiver et se remettre au sport. Chaque année, il ne faut donc pas passer à côté de cette période.

La rentrée doit d’abord permettre à l’association de repartir sur de bonnes bases et donc de communiquer sur des données à jour. Tous les outils de communications doivent être actualisés, à commencer par le site internet.

Pour les associations qui n’auraient pas encore de site internet, il est important de souligner que ce dernier est aujourd’hui incontournable si l’association souhaite se développer. C’est la première source d’informations externe à laquelle les gens vont se fier et il va souvent jouer un rôle décisif dans la prise de contact ou non de la personne intéressée par l’association. C’est une véritable vitrine.

De fait, toutes les associations n’ont pas forcément le temps ou les ressources nécessaires pour communiquer activement sur leur site internet tout au long de l’année. Et certaines choses évoluent souvent d’une saison à l’autre. La rentrée est donc l’occasion parfaite pour mettre à jour toutes les informations présentes sur internet : les horaires, les dates, les documents à télécharger, les évènements à venir, les photos, les nouvelles activités ou non, etc…

Si votre association est également présente sur les réseaux sociaux, c’est le moment idéal pour communiquer via ces outils en annonçant les dates clés de la rentrée. Pensez à rediriger vos abonnés et fans vers le site internet de l’association. Cela permettra de créer du trafic vers votre site et il sera ainsi plus facile à trouver sur les moteurs de recherche.

Ensuite, si vous souhaitez séduire de nouveaux licenciés, vous devez donner la possibilité au plus grand nombre de pouvoir se renseigner sur votre association et de découvrir les différentes activités proposées. Pour cela, l’association peut se présenter au forum des associations de sa ville, organiser une journée Portes Ouvertes, ou encore proposer des cours d’essais.

Pour le forum des associations, il faut penser à prévenir au plus tôt ses licenciés et bénévoles des dates où ils doivent se rendre disponibles. S’ils sont présents, ces derniers pourront notamment participer et assurer correctement la présence de l’association sur le forum. Si vous disposez d’un stand, pensez à plusieurs choses :

• Proposez aux visiteurs une décoration attractive : banderoles de l’association, photos de vos lieux d’entrainements, de vos pratiquants et/ou de vos activités, ballons aux couleurs de l’association, nappes, etc…  Ces différents éléments inciteront les visiteurs à s’approcher de votre stand

• Rendez cette rencontre associative agréable pour les visiteurs : toutes les personnes qui représentent l’association sur ce forum doivent se montrer souriantes et à l’écoute : une ambiance conviviale et chaleureuse est toujours plus attirante. Si votre association a le budget, il peut être également intéressant d’offrir aux visiteurs des goodies (pins, autocollants, stylos, portes clés aux couleurs de l’association, etc…)

• N’oubliez pas vos bénévoles : proposez-leur des petits gâteaux ou quelque chose à boire pendant leur présence au forum. Cela fait toujours plaisir et cette attention leur rendra agréable un moment qui peut parfois sembler long.

• Apportez de la documentation : certains visiteurs viendront sur votre stand uniquement pour se renseigner et souhaiteront ensuite réfléchir avant de faire un choix sur une association (ou une activité) plutôt qu’une autre. Proposer une brochure informative (en précisant notamment les différentes activités proposées, les horaires, les lieux de pratique, les tarifs, les contacts et le lien vers le site internet) permettra aux visiteurs de garder une trace écrite de tous les renseignements que vous pourriez lui donner par oral. N’hésitez pas à illustrer cette brochure avec des photos de votre association et n’oubliez pas d’inscrire la mention « ne pas jeter sur la voie publique ». Si vous recevez beaucoup de visiteurs et que vous n’avez pas prévu assez d’impressions de la brochure, il est bien de pouvoir mettre à disposition des bénévoles également de quoi écrire et une fiche mémo récapitulant toutes les informations importantes à transmettre (cette fiche peut être un exemplaire de la brochure).

Concernant la journée Portes Ouvertes, le mieux est de la prévoir au début du mois de septembre et si possible, elle ne doit pas se dérouler au même moment que le forum des associations. Avant de communiquer, assurez-vous de pouvoir mobiliser le nombre suffisant de bénévoles, de salariés et de licenciés dont vous avez besoin. Vous pouvez choisir de vous concentrer sur une ou plusieurs activités, l’essentiel étant que cette journée soit représentative de l’association. Si vous souhaitez développer une activité spécifique durant cette nouvelle saison, la journée Portes Ouvertes sera une bonne opportunité pour la faire découvrir, la lancer et attirer du monde. Si vous choisissez de présenter toutes vos activités, pensez à bien organiser vos temps et vos espaces prévus pour celles-ci. Dans ce sens, la signalétique est très importante. Il sera essentiel de bien communiquer sur le programme de cette journée (sur votre site internet, sur vos réseaux sociaux, sur les outils de communication de la ville ou encore lors du forum des associations). Pensez à bien préciser le lieu, les horaires, les dates et les temps proposés. Sur place, prévoyez  des brochures à distribuer, ainsi que des dossiers d’inscriptions papier à compléter pour les personnes qui souhaitent s’inscrire directement.

Enfin, vous pouvez également proposer des cours d’essais. Ces derniers peuvent être intégrés directement au sein des cours habituels : les personnes intéressées pourront venir individuellement à n’importe quel cours sur une période donnée. Mais il est aussi possible d’organiser un cours spécial (ou plusieurs) pour ceux qui souhaitent tester et découvrir l’activité. Dans ce dernier cas, vous pouvez prévoir un système d’inscriptions au cours d’essai  qui permettra à l’animateur d’adapter la séance en fonction du nombre de personnes inscrites et qui vous donnera la possibilité d’avoir déjà quelques informations sur les personnes intéressées.

Bonne rentrée à tous !