Embaucher et intégrer

Embaucher dans une association, c’est faire un pari pour l’avenir. Pour réussir ce pari, les paramètres suivants sont importants à prendre en compte :

• L’augmentation du volume d’activité à l’origine du projet de recrutement,
• Le coût de l’embauche du nouveau salarié,
• Le besoin de nouvelles compétences pour améliorer la performance de l’association Masquer

Votre activité commence à bien se développer et la question du recrutement de votre premier collaborateur se pose.​

Le premier recrutement représente un challenge pour le développement futur de votre association et conditionne la réussite des recrutements qui suivront. Le recrutement du premier salarié peut prendre du temps et représente un investissement important pour l’association (définition du besoin, recherche du candidat, réalisation des entretiens et accomplissement des formalités administratives). Bien préparé, il pourra faciliter les recrutements ultérieurs et conforter votre développement. De nombreux services et accompagnements sont mobilisables gratuitement. La plupart des démarches peuvent s’accomplir de manière dématérialisée, mais vous pouvez également bénéficier d’un accompagnement spécifique.

Pour toute question en matière de ressources humaines et notamment celle du recrutement, vous pouvez bénéficier d’un conseil cofinancé par l’État et ses partenaires. Réalisé par un prestataire référencé par la Direccte, il s’agit d’un accompagnement personnalisé en matière de ressources humaines. Cette prestation peut vous permettre d’identifier votre potentiel de création d’emploi et vous guider pour la préparation de votre ou de vos futures embauches par exemple.

Si vous n’avez pas les moyens de recruter seul un salarié et à temps plein, vous pouvez rejoindre un groupement d’employeurs avec d’autres associations. Le groupement d’employeurs permet à ses membres de recruter un ou plusieurs salariés qui sont mis à disposition des associations membres. Cela peut également vous permettre de recevoir un conseil ou un appui en matière de ressources humaines. Chaque association membre partage et supporte les coûts liés aux frais salariaux. Les frais de gestion RH sont ainsi mutualisés et donc réduits au minimum pour chaque membre. Pour trouver un groupement d’employeurs, adressez-vous à la Direccte de votre territoire. Masquer

Bien anticiper vos besoins en emploi et en compétences vous permet de consolider une vision à court et moyen terme de vos perspectives économiques, ainsi que l’organisation du travail pour votre association.

​Trouver le bon candidat nécessite d’avoir défini préalablement son besoin. Au regard de votre stratégie associative, quelles sont les compétences dont vous avez besoin ? Quel est le profil que vous recherchez ? Sur la base de cette réflexion, vous pouvez définir le poste à pourvoir : il s’agit notamment de définir les compétences, le niveau de responsabilité, les points forts ou les contraintes éventuelles du poste, etc. Si votre activité est encore insuffisamment développée pour recruter une personne à temps plein ou si vous n’êtes pas encore sûr de votre capacité à endosser pleinement seul le rôle d’employeur vous pouvez rejoindre ou constituer un groupement d’employeurs ou recruter un salarié à temps partiel.

A quoi sert le profil du poste ?

Le profil de poste permet d’établir un profil très complet, comportant tous les critères de sélection : les compétences et aptitudes attendues, les activités exercées, les responsabilités, le salaire, le lieu de travail, etc. C’est un outil qui sert au recruteur à vérifier l’adéquation entre les exigences du poste et le potentiel du candidat. A ne pas confondre avec la fiche de poste qui, quant à elle, constitue un support de communication entre le salarié et son responsable hiérarchique, ainsi qu’un outil de gestion pour ce dernier. Avant de se lancer dans la rédaction du profil de poste, analysez tout d’abord vos besoins en recrutement. 

Définissez les besoins réels de l'association : Le profil du poste doit découler des principaux besoins de l’association ou du service (besoins immédiats, à moyen ou à long terme). L’enjeu est de choisir le candidat qui corresponde réellement aux impératifs de votre activité. Posez-vous la question suivante : Pour quelles raisons avez-vous besoin de recruter ?

• Vous devez faire face à un surcroît d’activité ? (quelle activité, combien de temps, pourquoi, ...) ;
• Votre association se développe et vous ne pouvez plus assurez les activités ?
• Vous avez de nouvelles tâches au programme, et vous n’avez pas les compétences pour les réaliser ?
• Vous lancez un nouveau service ?
• Vous ne pouvez plus prendre de nouveaux adhérents ?
• La liste des tâches à faire est-elle suffisante pour recruter un nouveau salarié ? Le nouveau salarié occupera-t-il un poste à temps partiel ou complet ? Evaluez la charge d’activité.
• S’agit-il d’un besoin ponctuel ou permanent ? Réfléchissez à la pérennité du poste et interrogez-vous sur la nature du contrat (CDI, CDD, mission en intérim).

Prenez le temps de répondre objectivement à ces questions, en les illustrant par des exemples concrets. En menant cette réflexion, vous saurez si le besoin en recrutement est réel et pertinent.

Est-ce le bon moment pour recruter ? Comme pour toutes décisions importantes, pas de précipitation ! Le recrutement demande de prendre du recul et de réfléchir posément. Vous devez être en capacité de gérer le processus jusqu’à son terme. 

Rédiger votre offre d’emploi

Elle doit permettre d’attirer des candidats tout en restant objective afin de cibler le profil souhaité. Elle doit notamment préciser la nature du contrat, les qualifications et l’expérience requise pour le poste, etc.

• Soyez percutant

Dans sa phase de présélection d’offres d’emplois, le candidat survole les annonces. Pour retenir son attention, vous devez soigner la forme de votre annonce avec un titre explicite et accrocheur et une organisation claire : différents paragraphes doivent alléger et simplifier la lecture :  description de l’association, description du poste proposé, présentation du profil recherché, etc.. 

• Travaillez la séduction

Pour attirer les meilleurs talents, il faut vous démarquer de la concurrence. Cette opération séduction passe par une présentation adéquate de l’association. En quelques mots, cette présentation doit exprimer la dynamique et les qualités de l’association. 

Pour toucher les bons candidats, adoptez un style adapté à la cible. Pour viser des candidats expérimentés possédant les savoir-faire recherchés, utilisez dans l’annonce un vocabulaire technique très spécifique.

En revanche, sur certains postes où vous peinez à recruter, utilisez un langage moins technique et plus courant pour attirer de nouveaux profils que vous formerez par la suite aux compétences et au vocabulaire associés. 

Attention : s’il faut faire preuve d’originalité pour séduire, il faut aussi veiller à conserver sa crédibilité !

• Rendez le poste attractif

Inutile d’énumérer toutes les tâches liées au quotidien du poste à pourvoir. Sélectionnez plutôt les 4 ou 5 activités les plus importantes et mettez-les en avant en les intégrant dans la stratégie de l'association. Les autres caractéristiques du poste seront énumérées en fin de paragraphe, sous forme de liste.

• N'oubliez pas le savoir être

Au-delà des compétences techniques, vous devez aussi identifier  les qualités professionnelles  bénéfiques pour l'association qui apporteraient « un plus » : sens du contact, goût du travail en équipe…..

• Restez dans la légalité

L’annonce d’emploi est encadrée par la loi. Le Code du Travail énonce ainsi un certain nombre de règles quant au contenu des offres d’emploi.

Certaines informations sont obligatoires : l’intitulé et le descriptif du poste, le lieu de travail, le type et la durée du contrat (exemple : CDI, CDD de 2 mois, Intérim d’1 semaine, etc.) ainsi que l’expérience requise sont à mentionner. Sur l’annonce d’emploi doivent également figurer une référence d’offre et une date de publication.

Ce sont là des mentions obligatoires a minima. N’hésitez pas à étoffer votre offre d’emploi avec d’autres informations : descriptif de l’association, compétences attendues, temps de travail, etc. Plus l’annonce sera riche en informations, et plus elle sera attractive !

Certaines mentions en revanche sont interdites, et notamment celles qui induisent une forme de discrimination : religion, origines, âge, état de santé, situation familiale, etc. 

• Diffuser votre offre d’emploi

De nombreux supports vous sont accessibles pour diffuser une offre d’emploi : sites internet de recrutement, réseaux sociaux, annonces presse, salons professionnels. Cette prestation est proposée gratuitement par un grand nombre d’acteurs. Pour certaines professions, il existe des sites ciblés développés par les fédérations professionnelles.

Choisir votre candidat

Vous allez recevoir des candidats susceptibles de correspondre à votre poste ? Préparez vos entretiens.

Avant l'entretien : Vous pouvez personnaliser une trame d’entretien pour l’adapter aux critères de votre poste. Cette trame est composée de questions types réparties par thèmes et de phrases types pour vous aider à introduire et à conclure l’entretien. Ne pas oubliez que des expériences similaires ne développent pas forcément les mêmes compétences d'une personne à l'autre.

Pendant l'entretien : Vous pouvez choisir d’utiliser votre ordinateur ou tablette pour conduire votre entretien et évaluer en direct les candidats ou d’imprimer votre trame d’entretien personnalisée et saisir ensuite vos notations et commentaires dans l’outil. 

Pièges à éviter	Bonnes pratiques
Impression générale sur le candidat à partir de premières observations (ex : style vestimentaire)	Se focaliser sur les réelles compétences du candidat et non sur une impression générale
Attribution de caractéristiques au candidat qui sont liées au contexte (ex : nervosité alors que le candidat est reçu en retard)	Prenez toujours en compte le contexte dans lequel est reçu le candidat. Les facteurs extérieurs peuvent jouer sur son comportement
Projection des caractéristiques propres au recruteur sur le candidat (ex : il a travaillé dans le même secteur que moi, cela veut dire que.......)	Basez-vous sur des éléments factuels et objectivez vos impressions grâce à un questionnement adapté
Déduction hâtive sur le candidat en fonction d'un groupe d'appartenance (ex : il fait un sport collectif cela veut dire qu'il a l'esprit d'équipe.......)	Attention aux déductions basées sur des éléments partiels sur le candidat
Comparaison anticipée par rapport aux autres candidats reçus (effet de contraste)	Faites confiance à votre présélection et laissez chacun des candidats vous convaincre de ses atouts pour le poste. Votre choix final sera plus éclairé
Effet de cobaye	Prévoyez 2 recruteurs maximum par entretien et répartissez vos temps de parole
Tendance du recruteur à se décider trop vite sur les informations reçues en début ou fon d'entretien	Basez-vous sur l'ensemble des informations que vous aurez recueillies lors de l'entretien pour prendre une décision
Surestimation du candidat pendant l'entretien (Effet d'attente)	Utilisez toujours un questionnement neutre pour ne pas influencer la réponse du candidat

​Article L.1221- 6 du code du travail : ​« Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations. »

​Article L1132-1 du code du travail : "Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de la particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de son exercice d'un mandat électif local, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou de sa domiciliation bancaire, ou en raison de son état de santé, de sa perte d'autonomie ou de son handicap, de sa capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français".

Article 225-1 du code pénal : Constitue une discrimination toute distinction opérée entre les personnes physiques sur le fondement de leur origine, de leur sexe, de leur situation de famille, de leur grossesse, de leur apparence physique, de la particulière vulnérabilité résultant de leur situation économique, apparente ou connue de son auteur, de leur patronyme, de leur lieu de résidence, de leur état de santé, de leur perte d'autonomie, de leur handicap, de leurs caractéristiques génétiques, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle, de leur identité de genre, de leur âge, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales, de leur capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une Nation, une prétendue race ou une religion déterminée.

Article 225-2 du code pénal : La discrimination définie à l'article 225-1, commise à l'égard d'une personne physique, est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende lorsqu'elle consiste (...) A refuser d'embaucher (...) A subordonner une offre d'emploi, une demande de stage ou une période de formation en entreprise (...)

Article L.1221-8 du code du travail​ : ​« Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. »

Article L.1221-9 du code du travail​ : ​« Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. »

Des aides et/ou des accompagnements sont proposés si vous souhaitez diversifier vos recrutements : une aide financière peut être allouée à l’employeur qui a déposé une offre d’emploi auprès de Pôle emploi (dans des secteurs en déficit de candidatures où de nombreuses offres d’emploi ne sont pas pourvues) pour former un salarié avant son embauche (Préparation opérationnelle à l’emploi ou aide de formation préalable au recrutement). L’employeur s’engage à embaucher le demandeur d’emploi à l’issue de la formation. Masquer

Dans le cadre de l’alternance, vous pouvez proposer deux types de contrat à votre futur collaborateur : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation qui répondent tous deux au même objectif de montée en compétence du salarié en combinant travail en entreprise et formation théorique.

A NOTER : pour redynamiser des modalités de formation ouvertes aux salariés afin de favoriser leur évolution professionnelle et leur maintien dans l’emploi, la loi du 5 septembre 2018 a créé un dispositif de promotion ou reconversion par alternance (Pro-A) qui se déroule dans les mêmes conditions que le contrat de professionnalisation (volume de formation minimal et maximal, durée maximale du dispositif, conditions du tutorat, etc.).

Le contrat d’apprentissage, qui relève de la formation initiale, s’adresse aux jeunes de 16 à 29 ans révolus. Des dérogations existent notamment :

• pour les personnes reconnues « travailleur handicapé » qui bénéficient d’un contrat d’apprentissage aménagé ;
• pour les créateurs ou les repreneurs d’entreprise ;
• pour les jeunes, dont le contrat d’apprentissage antérieur a été rompu pour des motifs indépendants de sa volonté ;
• pour un sportif de haut niveau.

Le contrat de professionnalisation, qui relève de la formation continue, s’adresse aux :

• jeunes âgés de 16 à 25 ans ;
• demandeurs d’emploi âgés de 26 ans et plus ;
• bénéficiaires du revenu de solidarité active (RSA), ou de l’allocation spécifique de solidarité (ASS), ou de l’allocation adulte handicapé (AAH) ou d’un contrat unique d’insertion (CUI).

Le Pro-A est principalement destiné :

• aux salariés en CDI dont la qualification est inférieure ou égale à un diplôme de niveau II (soit un diplôme de niveau licence) ;
• aux salariés en CUI (contrat unique d’insertion) à durée indéterminée ;
• mais également aux salariés dont la qualification n’est pas suffisante au regard des évolutions technologiques ou de l’organisation du travail. Masquer

Recruter est une décision que l'association prend pour maintenir ou accroître son activité. Elle fait donc partie d’une stratégie de développement. Dans certains cas, le recrutement prend plus de temps que prévu. Certaines aides spécifiques peuvent vous accompagner à trouver le bon candidat en diversifiant les profils recherchés.

Il existe le parcours emploi compétences qui permet de faire se rencontrer l’offre d’emploi avec des candidats qui ont des difficultés à se faire embaucher. Vous pouvez aussi mobiliser les conseils de Pôle emploi, d’une mission locale pour l’embauche de jeunes entre 18 et 26 ans ou de Cap emploi pour une personne en situation de handicap. Divers dispositifs sont destinés à favoriser le développement de l’emploi. Ils ouvrent droit selon les cas à des exonérations de cotisations et/ou au versement d’aides spécifiques. Le site de l’Urssaf détaille les conditions de chaque type d’exonérations. Parmi elles :

• Les exonérations générales : La réduction générale des cotisations renforcée qui prend en compte les cotisations de retraite complémentaire légalement obligatoires et la contribution patronale d’assurance chômage, la déduction forfaitaire patronale pour heures supplémentaires, la mesure de réduction de 6 points du taux de cotisation patronale d’assurances maladie-maternité-invalidité-décès au titre des rémunérations annuelles ne dépassant pas 2,5 Smic, la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires.
• Les exonérations à caractère géographique : des exonérations de cotisations sont ainsi mises en œuvre dans certaines zones géographiques, telles que les zones de revitalisation rurale (ZRR), les zones franches urbaines (ZFU), les zones de restructurations de la défense (ZRD), les bassins d’emplois à redynamiser (BER).
• Les exonérations ou aides liées à la personne : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation.
• Les exonérations ou aides liées au secteur d’activité : les structures qui permettent à des personnes en difficulté d’exercer une activité rémunérée dans un but de réinsertion socioprofessionnelle et les structures d’insertion par l’activité économique (SIAE). Masquer

Lors de chaque embauche ou lors de l’évolution du poste du salarié, l’employeur doit positionner, au moyen de la grille de classification de la Convention Collective applicable, l’ensemble de ses salariés. Pour ce faire, il doit, en se basant sur les caractéristiques de l’emploi réellement occupé, apprécier le degré de responsabilité, d’autonomie et de technicité (le diplôme n’est pas par lui-même un critère classant). La qualification professionnelle est ainsi déterminée en fonction des compétences et aptitudes des salariés nécessaires pour occuper le poste.

• La responsabilité consiste dans la capacité du salarié à prendre une décision sans avoir à en référer au préalable à une autorité supérieure. Il s’agit donc d’analyser la charge confiée au salarié par délégation de l’employeur sur un ou plusieurs domaines d’action pour laquelle il doit rendre compte et répondre de ses actes professionnels.
• L'autonomie représente le degré d’initiative et de liberté d’action laissé au salarié par l’employeur dans la conduite de ses activités. L’autonomie se traduit donc en termes de niveaux de directive, de délégation et de contrôle. En effet, plus les instructions données sont précises, et plus les contrôles sont rapprochés moins le salarié sera autonome dans ses fonctions.
• La technicité s’apprécie à partir de l’étendue et du niveau de connaissances requis, des qualifications et savoir-faire nécessaires dans l’exercice de l’emploi occupé. Ainsi, le degré de compétences nécessaires pour faire face à la complexité de l’emploi déterminera un échelon plus ou moins élevé de technicité.

De ce fait, vous devez classer votre salarié en tenant compte de tous ces critères et pas seulement du diplôme qu’il possède. Masquer

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La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Déclarer votre salarié auprès des organismes de protection sociale : Cette formalité doit être accomplie par l’employeur dans les 8 jours précédant la date d’embauche via la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui permet votre immatriculation en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale en cas de première embauche, l’immatriculation du salarié à la CPAM, votre affiliation à l’assurance chômage, le déclenchement de la demande d’adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d’embauche du salarié auprès de la médecine du travail pour la visite d'information, de pré-établir la liste des salariés embauchés en vue de la déclaration sociale nominattive (DSN). La déclaration peut se faire également gratuitement via Net-entreprise.

En cas de non-déclaration du salarié, vous vous exposez à une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti (art L 1221-11 code du travail) pour travail dissimulé. La déclaration par voie dématérialisée est obligatoire si votre établissement a effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année précédente. En cas de non-respect de cette procédure, vous risquez une sanction financière d’un montant égal à 0,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Assurez-vous que vous disposez des informations relatives à l’identité exacte, l’adresse de résidence de la personne et son numéro de sécurité sociale pour procéder à la déclaration. Si votre salarié est de nationalité étrangère, vous devez vous assurer qu’il dispose d’une autorisation de travail (est puni de 5 ans d’emprisonnement et d’une amende de 15 000 € appliquée autant de fois qu’il y a d’étrangers concernés, le fait d’embaucher ou de conserver à son service un étranger sans titre l’autorisant à travailler en France).

ou via les titres simplifiés pour l’embauche (TESE, TESA ou CEA) permettent d’accomplir gratuitement et en ligne les principales formalités liées à l’embauche. Ils permettent notamment de s’acquitter des formalités liées à la DPAE, d’établir le contrat de travail et le bulletin de salaire et le décompte des cotisations sociales.

Le Titre emploi-services entreprise (TESE)

Le TESE s’adresse aux entreprises situées en France métropolitaine et qui relèvent du régime général de la sécurité sociale et qui emploient moins de 20 salariés en CDD, CDI ou contrat d’apprentissage. Il permet de satisfaire une grande partie des obligations de l’employeur.

Le TESE ne couvre pas la collecte de certaines contributions qui doivent être acquittées directement par l’employeur aux organismes : la prévoyance, la retraite individuelle facultative, la formation professionnelle continue, la taxe d’apprentissage et la participation au Fonds de développement pour l’insertion professionnelle des handicapés,etc. et les entreprises du travail temporaire, les comités d’entreprises et les groupements d’employeurs, ni certaines catégories de salariés (artistes intermittents du spectacle, journalistes…).

Le bulletin de paie est établi par le Centre national de traitement du TESE. Même si le TESE permet l’établissement du contrat de travail, il est toutefois recommandé de rédiger un contrat de travail pour y mentionner des clauses particulières relatives notamment à la durée du travail.

Le Chèque emploi associatif (CEA)

Mobilisable par les associations loi 1901 à but non lucratif ou par les fondations dotées de la personnalité morale employant au maximum 9 salariés en équivalent temps plein, le chèque emploi associatif (CEA) permet de s’acquitter des principales obligations liées à la déclaration d’embauche d’un salarié (salaire, cotisations sociales…).

Il s'agit d'une offre de service gratuite du réseau Urssaf pour favoriser l'emploi en milieu associatif. L'adhésion et les déclarations s'effectuent obligatoirement en ligne sur www.cea.urssaf.fr. La gestion du chèque emploi associatif est confiée au centre national Chèque emploi associatif situé à Arras. Le CEA permet aux associations de gérer l'ensemble de leurs salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD...). L’employeur qui souhaite adhérer au CEA, doit utiliser exclusivement ce dispositif pour l’ensemble de ses salariés. Le Chèque emploi associatif peut être utilisé pour un salarié déjà présent dans l'association ou pour toute nouvelle embauche. Sont exclus de ce dispositif les ateliers et chantiers d’insertion.

Le Chèque emploi associatif a pour objectif de favoriser l'emploi en milieu associatif en permettant aux associations d'effectuer, en toute simplicité, les formalités administratives liées à l'emploi de salariés : 

• Une seule formalité : l'association accomplit, en un seul document, les formalités administratives liées à l'embauche : la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et le contrat de travail.
• Une seule déclaration : l'association transmet une seule déclaration au centre national Chèque emploi associatif pour l'ensemble des organismes de protection sociale obligatoire (Sécurité sociale, chômage, retraite complémentaire et prévoyance) et pour la prise en compte de la gestion du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.
• Un seul règlement : l'employeur effectue un règlement unique par prélèvement automatique pour l'ensemble des cotisations et du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu (si le salarié est imposable).
• Et en plus … Le centre national Chèque emploi associatif établit les bulletins de paie et calcule les cotisations et contributions sociales dues ainsi que le montant de l'impôt sur le revenu qui doit être prélevé à la source.

Le dispositif du chèque-emploi associatif sert de contrat de travail mais il convient alors de bien renseigner toutes les rubriques requises lors de la déclaration pour en assurer la validité.

Après transmission des informations par l'employeur, le centre national Chèque emploi associatif prend le relais. Il calcule, à la place de l'association, le montant des cotisations et contributions de protection sociale obligatoire en tenant compte des exonérations et allègements applicables. Depuis la période d'emploi de janvier 2019, il calcule également le montant de l'impôt sur le revenu qui sera prélevé à la source pour les salariés concernés en appliquant le taux transmis par l'administration fiscale. Il met à disposition de l'association dans "l'Espace employeur" :

• les bulletins de paie. L'association doit imprimer un exemplaire pour le remettre à son salarié.
• un décompte des cotisations dues et de l’impôt sur le revenu des salariés concernés.

Il effectue des déclarations annuelles pour les salariés gérés dans le cadre de ce dispositif (état récapitulatif annuel, attestation fiscale, transmission du montant de la masse salariale brute annuelle …). L'association est prévenue de la mise en ligne des documents par mail.

Certaines situations particulières ne peuvent pas être gérées dans le CEA. Il s'agit de salariés dont les cotisations sont calculées sur des taux réduits :

• artistes et mannequins bénéficiant de taux réduits et déduction forfaitaire spécifique ;
• stagiaires dont la rémunération est supérieure à la franchise ;
• journalistes et colporteurs de presse ;
• groupements d’employeurs ;
• intermittents du spectacle hors Guso.

Si l'association n'a pas pour activité principale ou pour objet l'organisation de spectacles et qu'elle souhaite employer, sous contrat à durée déterminée, des artistes ou techniciens du spectacle vivant, elle peut utiliser le Guso pour déclarer ces salariés. A noter également que les exonérations liées au service civique et au contrat d’engagement éducatif, ne sont pas gérées dans le CEA.

Taxes et cotisations recouvrées directement par d’autres organismes : la taxe d’apprentissage, la contribution à la formation professionnelle, la taxe sur les salaires, le financement du service de santé au travail, le financement du paritarisme, les cotisations relatives aux régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire non imposés par la loi ou la convention collective nationale.

Le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)

Conçu pour les organisateurs non professionnels de spectacle vivant, ce guichet permet d’accomplir les principales formalités administratives pour l’embauche de salariés du spectacle vivant. C'est un dispositif de simplification administrative qui permet d’effectuer les déclarations et le paiement des cotisations sociales, pour le compte des organismes de protection sociale suivants :

• Afdas (formation professionnelle)
• Audiens (retraite complémentaire et prévoyance)
• CMB (médecine et santé au travail)
• Les Congés Spectacles (congés payés - gestion assurée par Audiens)
• Unédic (Assurance chômage)
• Urssaf (Sécurité sociale)
• DGFIP (Direction générale des finances publiques) : prélèvement à la source collecté par l’employeur 

Il concerne tous les employeurs qui n’ont pas pour activité principale la diffusion ou la production de spectacles, l’exploitation de lieux de spectacle, de parcs de loisirs ou d’attractions :Personnes physiques : particuliers, commerçants, professions libérales…, Personnes morales de droit privé : associations, entreprises, comités d’entreprises, hôtels, restaurants..., Personnes morales de droit public : collectivités territoriales, établissements publics, services de l’Etat… qui embauchent des artistes et/ou des techniciens sous contrat à durée déterminée qui concourent à la réalisation d’un spectacle vivant (spectacle en présence d’un public, sans limitation du nombre de représentations).

Le Guso ne s’applique pas aux prestations dites enregistrées (audiovisuel, télévision, radio) ni aux cours, formations et ateliers dispensés.

Gratuit et obligatoire, le Guso est mis en œuvre par Pôle emploi. Grâce à la déclaration Guso, vous réalisez le contrat de travail; la déclaration annuelle des données sociales, l’attestation d’emploi destinée à Pôle emploi et le certificat d’emploi destiné aux Congés spectacles. L’Attestation Mensuelle d’Emploi (AME), transmise au salarié par le Guso, a valeur de bulletin de salaire.

La retraite complémentaire

Lors de son embauche, le salarié est affilié à l’institution relevant de l’Arrco (pour tous les salariés) ou de l’Agirc (pour le personnel cadre). Les entreprises n’ont aucune démarche particulière à effectuer auprès des caisses de retraite Arrco et Agirc au moment du recrutement. Les nouveaux salariés doivent simplement être signalés au moment des déclarations sociales. 

La mutuelle / Complémentaire santé

Depuis le 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective (mutuelle d’entreprise) doit être proposée par l’employeur à tous les salariés, qui n’en bénéficient pas, en complément des garanties de base d’assurance maladie de la Sécurité sociale. Tous les employeurs, y compris les associations, quelle que soit la taille de l’entreprise, sont concernés. 

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• Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel.

Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail. Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Toute infraction est punie d’une sanction pénale. Aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel. Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel sauf les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Il concerne également les stagiaires accueillis dans l’association, selon les modalités précisées ci-dessous et dans des conditions qui seront précisées par décret, les personnes volontaires en service civique au sens de l’article L. 120-1 du code du service national. 

Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel. Une copie des déclarations de détachement mentionnées aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du code du travail est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.

Obligations de l’employeur 

• Un registre par établissement : La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l’établissement. Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.
• Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.
• Des mentions obligatoires qui permettent d’identifier le salarié (ou, le cas échéant, le ou les stagiaires) : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation.  Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail . Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée », pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire, pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier, pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel », pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
• En outre, une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux délégués du personnel et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.
• Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Pour chaque stagiaire concerné, les indications complémentaires, portées sur le registre unique du personnel ou pour les organismes ne disposant pas d’un registre unique du personnel dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage, sont les suivantes :

• Les nom et prénoms du stagiaire ;
• Les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel) ;
• Les nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

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• Pour les entreprises de plus de 50 salariés : adresser à la DARES un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois.
• Organiser la visite médicale : le salarié doit passer une visite médicale avant son embauche ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai afin de s’assurer qu’il est médicalement apte au poste de travail auquel il est affecté. Cette visite s’effectue auprès du SST (service de santé au travail) agréé par la Direccte. Pour certaine catégorie de salariés bénéficiant d’une surveillance médicale renforcée, la visite doit être organisée avant l’embauche : travailleurs âgés de moins de 18 ans, femmes enceintes, travailleurs handicapés, salariés exposés à l’amiante, au plomb, au bruit, aux vibrations, au risque hyper-bare, travail de nuit…).
• Informer et former le salarié à la santé et sécurité. Cette formation doit être pratique et compréhensible. Elle permet d’informer le nouveau salarié sur les précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité et celle des autres sur son lieu de travail.
• Établir un contrat de travail : Le contrat de travail permet de formaliser l’engagement du salarié et de l’employeur. Dans tous les cas, il reste préférable de fournir au salarié un contrat écrit pour sécuriser l’embauche. Certaines conventions collectives rendent le contrat écrit obligatoire. Le contrat écrit est également obligatoire pour toute embauche en CDD ou à temps partiel.
• Remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• L'informer sur la convention collective 
• L’informer de l’utilisation de la déclaration nominative (DSN) et lui faire connaître ses droits concernant les données déclarées. Pour cela, il est possible de joindre au contrat de travail la fiche dsn-information-salarié.
• Lui indiquer le lieu où sont les affichages obligatoires  Masquer

Un accueil et une intégration réussis sont la clé de la qualité de la relation qui s’établit entre vous et le nouveau salarié.

Préparer les conditions d'accueil et d'intégration du nouvel embauché avant sa prise de poste

• Prévenir l'équipe de son arrivée et en particulier les personnes avec lesquelles il va travailler
• Verifier que les bureaux, outils, matériels seront prêts le jour de son arrivée
• Identifier le responsable de l'accueil et de l'accompagnement sur le poste
• Planifier des temps d'entretien avec lui pour lui faire découvrir son environnement de travail et évaluer le temps que vous pourrez lui consacrer
• Prévoir si nécessaire une formation de façon à ce qu'il puisse être rapidement opérationnel

Accueillir personnellement votre nouvel embauché le jour de son arrivée

Aprés lui avoir souhaité la bienvenue et avoir souligné votre volonté de l'aider à s'intégrer au mieux et au plus vite dans l'association, vous pouvez :

• Lui remettre son contrat de travail
• Planifier sa visite médicale
• Le présenter aux autres membres de l'association
• Lui préciser règles et horaires de travail pour lui permettre d'adapter son comportement au regard de vos attentes
• Lui parler des "habitudes" de l'association en l'invitant a y participer (réunion de service hebdomadaire, habitudes de convivialité........)
• Lui faire visiter les locaux pour qu'il y prenne rapidement ses repères
• Lui expliquer clairement les consignes de sécurité liées à son poste de travail
• Lui transmettre les documents sur les activités de l'association

Accompagner votre nouveau salarié sur son poste

• Le responsabiliser en lui rappelant ses missions et vos attentes à l'aide de la fiche de poste
• Lui indiquer les tâches à réaliser au cours des premières semaines
• Lui donner des consignes claires en lui précisant les procédures à suivre
• Planifier ensemble le temps nécessaire à la maîtrise du poste
• Lui confier des activités qu'il peut accomplir en toute autonomie en allant progressivement des activités principales aux activités complémentaires 
• Lui signaler les sources d'information, de documentation ou l'appui de personnes ressources

D'autres actions peuvent favoriser l'intégration :

• Le tutorat : le tuteur doit être volontaire, suffisamment disponible, expérimenté et posséder des qualités pédagogiques
• Le parrainage : le parrain, personne extérieur au service, va conseiller et orienter le salarié tout au long de son intégration
• Le passage de relais : en cas de remplacement de poste, mettez en place "un doublon" avec l'ancien titulaire. Anticipez le passage pour que le salarié sur le départ soit encore disponible. Cette solution offre l'avantage d"une solution en douceur cependant elle présente le risque d'une transmission de mauvaises pratiques ou habitudes
• Le parcours de "découverte" : organiser un circuit sur plusieurs postes de travails, au sein de différentes équipes , se justifie par une activité complexe. Il donne une vision gglobale de l'associationet et de son organisation. 

Apprécier l'intégration de votre salarié avant la fin de sa période d'essai

• Faire régulièrement le point de façon à pouvoir modifier si besoin le parcours d'intégration. Ces ajustements permettent souvent à corriger une incompréhension et éviter une séparation prématurée
• Lui faire formaliser un rapport d'étonnement (ce qui a plu et moins plus lors de ses premiers jours). Un oeil neuf et critique est toujours bénéfique pour identifier des pistes d'amélioration
• Penser à évaluer votre salarié de façon factuelle et constructive et non sur des impressions en lui posant des questions et en reformulant pour faciliter la compréhension et la prise en compte des difficultés éventuelles. Il s'ait d'échanger avec lui et de confronter vos points de vue sur :
  • la maîtrise de chacune des activités dont il est responsable
  • sa capacité à utiliser certains outils ou techniques
  • sa connaisance des circuits d'information ou de production
  • le respect des règles et des procédures
  • le respect des consignes de sécurité et le cas échéant de la confidentialité
  • son regard du poste en fonction de ce qu'il en avait compris, de ce que vous lui aviez décrit, de ses attentes
  • ses relations aves ses collègues, sa hiérarchie, les adhérents, les bénévoles, les élus........
  • le cas échéant ses difficultés pour mener ses missions
  • Noter à la fin de l'entretien ce qui est acquis ou les éléments de progression
• Réaliser l'entretien de fin de période d'essai

On distingue la période d'essai quand elle existe de la période d'intégration :

• La période d'essai est une "borne juridique" au cours de laquelle chacune des deux parties s'autorise à renouveler l'essai, à poursuivre ou à interrompre la relation "contractuelle" d'un commun accord sans préjudice de part et d'autre.
• La période d'intégration est le temps nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome. La durée de cette période est très variable et peut être égale, supérieure ou inférieure à une période d'essai.

A noter que cette procédure d'intégration peut être mise en place également pour l'intégration des nouveaux bénévoles.